ITBeheerNederland
Eén applicatie voor het dagelijkse werk van een MSP.
ITBeheerNederland beheert IT voor meerdere bedrijven en factureert vanuit meerdere Moneybird-administraties. Abonnementen, licenties, inkoop bij leveranciers, orders, werkbonnen en uren stonden los van elkaar. Synstra bouwde één webapplicatie die de hele keten samenbrengt, van offerte tot factuur in Moneybird.
- Klant
- ITBeheerNederland
- Branche
- IT-beheer (MSP)
- Oplossing
- ERP-webapplicatie gekoppeld aan Moneybird
- Koppelingen
- Moneybird, Pax8, Microsoft 365
De vraag
Waar het werk vastliep.
Een MSP factureert abonnementen: per gebruiker, per maand, soms per jaar. Bij ITBeheerNederland liepen die over meerdere Moneybird-administraties. Een klant kon in twee administraties een contact hebben. Een abonnement dat halverwege de maand startte of wijzigde, moest met de hand worden nagerekend. Uren stonden in een ander systeem, voorraad in een lijst, afspraken alleen in de agenda. Niemand zag in één oogopslag wat bij welke klant liep en wat er nog gefactureerd moest worden.
- Abonnementen en licenties over meerdere administraties, zonder gezamenlijk overzicht
- Pro rata, verrekening en inkoopprijzen met de hand nagerekend en overgetypt
- Offertes, orders, werkbonnen, voorraad en uren in losse systemen
De oplossing
Acht modules, één applicatie.
Relaties
Eén klantoverzicht over alle administraties heen, met contacten, abonnementen, facturen, uren en afspraken bij elkaar.
Abonnementen & facturatie
Pro rata, verrekening bij wijzigingen en creditering bij opzegging worden berekend; de facturen gaan automatisch naar Moneybird.
Licenties via Pax8
Licenties op- en afschalen bij de leverancier; inkoopprijzen nachtelijk gesynchroniseerd, de facturatie in Moneybird schaalt mee, klanten vragen zelf aan in het portaal.
Offertes, verkooporders & inkoop
Van offerte naar verkooporder, inkooporder of bestelling rechtstreeks bij de leverancier, of een magazijnorder uit eigen voorraad.
Werkbonnen & afspraken
Werkbon uit een geaccepteerde offerte, ingepland op het planbord, materiaal gereserveerd, in de Microsoft 365-agenda; ook garantiebon en RMA.
Magazijnen & voorraad
Meerdere magazijnen en locaties, serienummers, een mutatielog van elke boeking en signalering bij bijbestellen.
Uren & projecten
Weekstaat en stopwatch voor werk- en reistijd; aanbieden, goedkeuren en als conceptfactuur naar Moneybird sturen.
Klantportaal
Klanten zien hun abonnementen, offertes, facturen, uren en afspraken, accepteren offertes digitaal en vragen licenties aan.
Schermen uit de applicatie
Zo ziet het eruit in de praktijk.
De schermen hieronder tonen de applicatie met demogegevens; de opzet en werking zijn gelijk aan wat de medewerkers dagelijks gebruiken.
Van Dijk Koeltransport
ITBN ServicesITBN Cloud- Uren dit jaar
- 184 u
- Abonnementen
- 7
- Ongefactureerd
- € 1.240
- Gefactureerd dit jaar
- € 28.600
| Product | Aantal | Prijs |
|---|---|---|
Microsoft 365 Business Standard maandelijks | 14 × | € 11,70 |
Backup Workstation maandelijks | 14 × | € 4,50 |
Beheer per werkplek maandelijks | 14 × | € 29,00 |
- Onsite · Werkplekken vervangendi 7 okt · 09:00
- Overleg · Kwartaalreviewdo 16 okt · 14:00
Pax8-licenties
Inkoopprijzen gesynchroniseerd vannacht 03:10| Klant | Product | Aantal | Inkoop | Verkoop |
|---|---|---|---|---|
| Bakkerij De Molen | M365 Business Basic maandelijks | 6 | € 5,10 | € 7,20 |
| Praktijk Zonnehof | M365 Business Premium jaarlijks (NCE) | 11 | € 18,60 | € 24,50 |
| Installatiebedrijf Vos | Exchange Online P1 maandelijks | 3 | € 3,40 | € 4,80 |
| Van Dijk Koeltransport | M365 Business Standard maandelijks Afschalen gepland · 1 nov | 14 | € 10,50 | € 11,70 |
Moneybird-abonnement schaalt mee
Planbord
Week 41| ma | di | wo | do | vr | |
|---|---|---|---|---|---|
| Sanne | Werkbon · Vos · Switch vervangen | Onsite · De Molen · Werkplekken | |||
| Joris | Werkbon · Van Dijk · Back-up controle | Overleg · Zonnehof · Kwartaalreview |
Zo werkt pro rata
Berekend, niet nagerekend.
- 01
Start midden in de maand
Start een abonnement op de 15e, dan rekent de applicatie alleen de resterende dagen van die maand. Daarna loopt het per kalendermaand.
- 02
Wijzigen terwijl de maand al gefactureerd is
Gaat een klant van twee naar drie gebruikers, dan komt het verschil pro rata op de volgende factuur.
- 03
Opzeggen
Te veel vooruit gefactureerde dagen worden gecrediteerd. Alles is vooraf zichtbaar in een voorbeeld.
Hoe we het bouwden
Vier fasen, één team.
- 01
Verkennen
We begonnen met het werk, niet met de code: welke stappen zet een medewerker per dag, en waar gaat tijd verloren.
- 02
Ontwerpen
Datamodel en koppelingsoverzicht voor Moneybird, Pax8 en Microsoft 365, getoetst bij de mensen die ermee werken.
- 03
Bouwen
AI-agents bouwden de applicatie onder toezicht van een senior engineer. Elke wijziging wordt gelezen door een engineer én een AI-reviewer voordat hij live gaat. De documentatie staat als wiki bij de code.
- 04
Beheren
De applicatie draait in Azure op het eigen adres van de klant. Medewerkers melden zich aan met Microsoft 365. Synstra houdt de applicatie veilig, actueel en in de lucht.
Resultaat
Wat er nu anders gaat.
Abonnementen over alle administraties in één overzicht, inclusief wat nog gefactureerd moet worden.
Inkoopprijzen en licentieaantallen komen van de leverancier, niet meer overgetypt.
Offerte, order, werkbon en factuur volgen elkaar op in één systeem.
Pro rata en verrekening worden berekend, niet nagerekend.
Laten we het over uw vraagstuk hebben.
Een eerste gesprek gaat over uw doelen en randvoorwaarden, niet over tooling. Wij zeggen eerlijk of maatwerksoftware het juiste antwoord is.